בניית תכנית הדרכה לארגון

 

ראשית דבר
מסמך זה חובר ככלי עזר למנהל ההדרכה בהערכת לתכנית הדרכה בסיסית ,התכנים מושתתים על מכנה משותף הגדול ביותר וייתכן כי לחלק מהארגונים התוכן יתרום ויחדש ולאחרים רק יהא סוג של רענון ומעורר זיכרון. המתודולוגיה המוצגת הינה מתודולוגיה רחבה ולכן כל מומלץ לכל אחד לאמץ רק את הדברים הרלוונטיים לארגונו, נשמח  לקבל משוב בכל עת.

רוח התקופה בארגון
במהלך חציון השני של שנת העבודה מרבית הארגונים נכנסים ל"ישורת אחרונה" בהכנת תכנית ההדרכה. חלקנו עדיין מתמודדים על מגבלות תקציב ולכן מומלץ לשוב לעיין ברעיונות לניהול  הדרכה בעת משבר. כמו כן לגלות ערנות  לכלים חדשניים בעולם ההדרכה.

חשוב לזכור – בחודשיים הקרובים במקביל לתוכנית ההדרכה ישנם תהליכים בארגון כמו תוכנית של היחידות הארגוניות לעצמן,עיסוק בתקציב השנתי,לחצים להשלים יעדים עסקיים לפני סגירת שנת הכספים,לכן חשוב שאנו כאנשי הדרכה נקפיד על מקצועיות והפעלת כלים בינאישיים להצלחה בתהליך.

למה נועדה הדרכה ארגונית
הדרכה ארגונית נועדה לגשר על פערי ביצוע בארגון, הנגרמים מפערים / מחסור במימדים הבאים:
ידע, מיומנויות,עמדות.

איתור צרכים
א. המטרה של איתור צרכים –  הגדרת הפתרון המתאים ביותר לצרכים ולמגבלות הארגוניות.
ב. יעדים מרכזיים בתהליך איתור צרכי ההדרכה :
1) "כיול" עם היעדים העסקיים וערכים מובילים.
2) שותפות ומעורבות של מנהלים לבחירה נכונה של פעילות וכן לגיוס מחויבות לתהליך.
3) שיווק ארגוני של יחידת ההדרכה והפתרונות שיכולה להציע.
4) הטמעה של תהליכי עבודה בתיאום עם יחידת ההדרכה.

שלבים בבניית תכנית ההדרכה

קביעת מטרות ההדרכה

א. הגדרה – על המטרות להיות : ספציפיות, מדידות,ברות השגה, מוגדרות בזמן, מגדירות תנאים
ב. סיווג – ל"מטרות על" ו"מטרות ביניים",האם הפעילות מהווה "מטרת על" שהיא התוצר הרצוי
כמו: ידע / התנהגות / פיתוח אישי שיאפיין את הלומדים בתום תהליך ההדרכה או מטרת ביניים ב"דרך לשם" (סדנה בסיסית/ מתקדמת/ הכשרה מקצועית).

שלב ההכנות
א.שיווק והתנעת תהליך בישיבת הנהלה
ב. מיפוי קהל היעד לאיתור צרכים זיהוי קהל היעד חשוב לתכנון מהלך איתור הצרכים.

לכל סוג קהל יעד בארגון יש צרכים אחרים.
עלינו להתמקד באיתור הצרכים בעזרת השאלות המנחות הבאות:
1) אילו בעלי תפקידים עלינו לפגוש ?(בארגונים גדולים מומלץ לא יותר מ10 מנהלים ורק ראשי יחידות ואגפים שירכזו את דרישות המחלקות)
2) סדר וכמות המפגשים
3) מי יוכל לתת לנו את המידע הגלוי ו-או הסמוי?

ג. בחירת הכלי לאיתור צרכים –  (שאלון / ראיון / תצפית / קבוצת מיקוד/אחר)

 שלב הסקירה – איסוף הנתונים מהמקורות הגלויים והסמויים

א .זיהוי פרואקטיבי של יעדים עסקים מול מנהלים מרכזיים בארגון בעזרת מיפוי, עיון במסמכי הנהלה ולמעשה מתן תשובה לשאלה:
 "כיצד ההדרכה נותנת לארגון כלים להשגת תוצאות עסקיות טובות יותר"?
כאשר אל  מול היעדים עלינו להציב מדדים (ROI).

ב. קריאה מעמיקה של חזון וערכים מרכזיים, לצורך "חיבור " ו"ייחוס" של כל הפעילות העסקית וההדרכתית לחזון  וערכי החברה מהן הם "יונקים".

ג. איסוף מידע" ארכיוני":
1) קריאת סיכומי דיונים ,(מותנה בשיתוף פעולה ולא אפשרי בכל ארגון)
2) עיון בעבודות מטה חוצי ארגון  ו-או מסמכי אפיון של תהליכים ומערכות.
3) עיון בתיקיות הדואר ולזהות מגמות/קשיים חוצי ארגון שהגיעו מהשטח במהלך שנת העבודה
(חיוני בעיקר בשנת משבר בה לא תמיד יכלו גורמי ההדרכה להיענות לדרישות השטח )

ד. שימוש במתודות לאיתור צרכים (שאלון / ראיון / תצפית / קבוצת מיקוד) ובנוסף בעזרת כלים תומכים נוספים (מעוררי זיכרון ,ייחוס לחזון וערכים וכו')  המשך לכלים נפוצים לאיתור צרכים

שלב העיבוד  ניתוח נתונים  והסקת מסקנות
א. ניתוח ממצאים – יש להכין את הממצאים להתייחסות הגורם המקצועי הבכיר הממונה עליך בארגון (משאבי אנוש,פיתוח ארגוני,אחר..)

ההתמקדות תהיה ב : זיהוי פערים ארגוניים, לימודיים, ביצועי עובדים +ניתוח מרכיבי תפקיד + השוואה בין המצב המצוי לרצוי.

ב.הסקת מסקנות המסורתיות של קבלת צרכים מראשי החטיבות והמחלקות:
1) מסקנות הנוגעות לתוכן, טכנולוגיה וכלים הדרכתים.
2) מסקנות הטמעתיות וארגוניות.
3) קהל יעד- גילויים על מוטיבציה, שיטת הלמידה המועדפת,ביצוע מצטיין ומרכיבי תפקיד.

לאחר מיפוי קהל יעד לכל סוג הדרכה נכון לבצע התאמה לספקים /יועצים ומרצים בהתאמה.

 שלב הפיצוח בסיום תהליך איתור הצרכים יתקבלו נתונים המקדמים לעבר הפיצוח
(הנקודה בה "נופל האסימון"):

א. רקע כללי על הארגון – המצב המצוי והמצב הרצוי.
ב. הצרכים הארגוניים / עסקיים והצורך ההדרכתי ,הדגם כלי איסוף מול המנהל.
ג .גילויים על קהל היעד: מוטיבציה, שיטת הלמידה המועדפת, ביצוע מצטיין, מרכיבי תפקיד
ד.מטרות הדרכתיות או אחרות (כאשר הפתרון אינו הדרכתי)
ה.אתגרים – תלויי תוכן, קהל יעד, טכנולוגיה

שלב תיקוף ושיקוף התוצרים לעצמינו
בדיקות לעצמנו לאור שאלות מנחות: האם התוצרים ממוקדים מטרות ?מציאותיים ?
מכשירים למצבי אמת ? אינטגרטיבים ומערכתיים?ניתנים להערכה ומדידה ?מוצגים בפשטות?
האם תג המחיר הינו ריאלי למיטב הניסיון שלנו?

הצגה ושיקוף לארגון
א. משוב– הצגה וקבלת משוב מהסמכות המקצועית הממונה(HR ,מנהל פיתוח ארגוני וכדומה)
ב. "תג מחיר"– לאחר ביצוע העידונים מולו יש לחזור למנהלים מולם בוצע איתור הצרכים לשקף להם את התוצרים, את "תג המחיר", להבין כי הם מודעים לצורך שלהם ל"הגן" על החבילה בישיבת הנהלה, לקבל ברכתם וכן הסכמה על דרכי פעולה הבאות (ההדגמה להלן מתייחסת ליעד הארגוני המפורט לעיל דהיינו- הגדלת מכירות ב20%)

1) פעולות ניהוליות (לדוגמא בקשה למנהל גיוס לאתר מועמדים לטלמיטינג)
2) פעולות הדרכה (לדוגמא: לאתר סדנת טלמיטינג במכללה )
3) פעולות ברמת סביבת עבודה (לבקש ממנהל תפעול להסדיר להם מקומות ישיבה ועזרים)

ג. קביעת מדדים -לתיקוף שוטף והערכה בראיית roi .

הצגת התוכנית להנהלה
התוכנית תכלול את מיפוי המשימות ארגוניות ומשימות יחידות הארגון וסיכום תקציב כולל הדגם.
הערה: במידה ונקבע קיצוץ /"מקדם התייעלות" על התקציב,יש להכין הצעה מתוקנת המייצגת את הצרכים באופן המטבי (לא בהכרח קיצוץ רוחבי אלא עניני ומנומק) ,להציג את התוכנית המעודכנת לראש יחידת משאבי אנוש / פיתוח ארגוני, לקבל גיבוי ולצאת לסבב עדכון לראשי היחידות על מנת לייצר הסכמה ככל הניתן.
פרסום ותקשור תוכנית ההדרכה
פרסום התוצר הסופי ושילובו בפורטל הארגוני (כולל הרשאות במידת הצורך)

איתור ספקים
א. איתור ספקים בהתאם לתכנים הנדרשים,תכנון תקציבי נכון המתאים "חימוש למטרה"(לא דומה סדנת שירות לדרגי עבודה לסדנת שירות בתכנית פיתוח מנהלים).

ב. שילוב קריטריונים מגוונים של איכות, מחיר, ריענון מרצים וחדשנות ברוח הארגון והשעה.

ג. אם אותר צורך נקודתי שאינו תהליך ארוך וחוצה ארגון (לדוגמא סדנה יומית לניהול זמן)
ניתן להסתפק בפרטים בסיסים בפנייה ראשונית לספק!

הערה :משהוחלט לשלוח מועמד לקורס במוסד / מרכז הדרכה חוץ ארגוני יש לקחת בחשבון מספר פרמטרים לעניין איתור המוסד הנכון ,איסוף המידע וניהול המשא ומתן – קרא כאן!

משוב לתהליך

בסוף התהליך יש לקבל משוב על התהליך מהמנהלים ולבצע שיפור בהערכות לתכנית ההדרכה בשנה הבאה.

בהצלחה !!

צוות  HRT

תודה לחברים הבאים על המשובים המקדמים (לפי א-ב):

מר רוני אורן ,לשעבר סמנכ"ל HR בחברת YES ,

מר אריק אלבו,מנכ"ל brandin מיתוג פנים ארגוני לשעבר מנהל אגף ההדרכה פרטנר.

גב' אורה שר שלום לשעבר מנהלת ההדרכה בבנק ירושלים